So revolutionierte der Zweckverband “Digitale Schulen Landkreis Günzburg” die digitale Verwaltung für 36 Schulen in Bayern
Die Nutzung digitaler Werkzeuge im Unterricht sollte einfach sein. Doch viele Schulträger – insbesondere in einem so komplexen und regulierten Umfeld wie dem deutschen – haben mit der Verwaltung von Stammdaten zu kämpfen. Wer mit veralteten, geschlossenen Systemen arbeitet, für den kann der Mangel an Automatisierung zu einer zeitaufwändigen, manuellen und risikoreichen Verwaltung führen. Wir haben mit dem Zweckverband Digitale Schulen Landkreis Günzburg (kurz: Schulbits) gesprochen, der seine Erfahrungen mit uns geteilt hat.
Für Schulbits, das für die Digitalisierung von 36 eigenständigen Grund- und Mittelschulen im Landkreis Günzburg in Bayern verantwortlich ist, war dieser manuelle Aufwand Alltag. Seit der Einführung einer neuen Lösung ist der Verwaltungsprozess jedoch deutlich reibungsloser und effizienter geworden – sowohl für die Systembetreuung, die Verwaltung an den Schulen und letztendlich für die zentrale Administration für Schulbits.
Von der manuellen Datenpflege zur intelligenten Automatisierung
Für die IT-Verantwortlichen bei Schulbits war die zentrale Frage, wie sie die Datenübertragung aus der ASV (Amtliche Schulverwaltungssoftware) – der vom Land Bayern entwickelten Schülerdatenbank – in moderne Systeme wie Microsoft Teams (Entra ID) und ihr MDM-System JAMF effizienter und automatisierter gestalten konnten.
Zuvor war der Prozess weitgehend manuell. Daten über Schüler, Lehrkräfte und Klassen mussten aus der ASV exportiert und mit komplexen, selbst entwickelten Lösungen datenschutzkonform verarbeitet werden. Das manuelle Erstellen von Microsoft-Konten, das Generieren von E-Mail-Adressen nach einem bestimmten Standard und die Synchronisierung der Daten mit JAMF zur Verwaltung der iPads war nicht nur ein enormer Arbeitsaufwand, sondern auch ein erhebliches Sicherheits- und Datenschutzrisiko.
Eine zentrale Herausforderung war das Lifecycle-Management. Wenn ein Schüler oder eine Lehrkraft die Schule verließ, erforderte das Löschen der Konten und Zugriffsrechte in allen Systemen manuelle Schritte. Dies barg das Risiko, eine komplexere IT-Umgebung zu schaffen, und machte es ressourcenintensiv, die vollständige Einhaltung der strengen Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sicherzustellen.
EIN ZITAT VON SCHULBITS ÜBER IHRE HERAUSFORDERUNGEN:
„Wir hatten fast täglich mit Änderungen in unserer zentralen Verwaltung zu tun, die uns in unterschiedlichster Form herangetragen wurden. Mit selbst entwickelten Skripten versuchten wir, den Aufwand möglichst gering zu halten, was oft nicht möglich war. Zudem mussten wir die Vorgaben der DSGVO erfüllen.“
Die Lösung: Skolon als zentrale Integrationsdrehscheibe
Anstatt zu versuchen, ihre bestehenden Kernsysteme zu ersetzen, suchte Schulbits nach einem Partner, der eine Brücke zwischen dem alten ASV-System und ihrer modernen digitalen Infrastruktur schlagen konnte. Mit Skolon fanden sie diese Lösung.
Skolon implementierte eine einzigartige Integrationslösung, die als zentraler Datenverteiler fungiert:
- Automatisierte ASV-Synchronisierung: Das eigentliche Meisterstück der Lösung ist die automatisierte Synchronisierung der Daten von der lokalen ASV-Instanz jeder Schule direkt in die Skolon-Plattform. Die Synchronisierung erfolgt nun regelmäßig und automatisch, was aktuelle Daten auf eine Weise sicherstellt, die zuvor nicht möglich war.
- Vollständiges Lifecycle-Management: Sobald die Daten in Skolon sind, übernimmt die Plattform den gesamten weiteren Fluss. Skolon erstellt und aktualisiert automatisch Benutzerkonten in Microsoft Entra ID (einschließlich der Generierung von E-Mail-Adressen nach den Wünschen des Kunden) und synchronisiert anschließend relevante Daten weiter zu JAMF. Wenn ein Benutzer in der ASV gelöscht wird, stellt Skolon sicher, dass die entsprechenden Konten in allen angebundenen Systemen ebenfalls automatisch gelöscht werden.
- Kontrolle und Einfachheit: Schulbits hat nun die volle Kontrolle über den gesamten Datenfluss und kann die Synchronisierungsprozesse in Echtzeit überwachen. Die Lösung ist so konzipiert, dass sie auch von einem Administrator ohne tiefgreifende technische Kenntnisse verwaltet werden kann.
EIN ABSCHLIESSENDES ZITAT VON SCHULBITS:
„Der größte Gewinn ist die Sicherheit und die gewonnene Zeit. Durch die Lösung der Basisinfrastruktur haben wir nun unsere gesamte Digitalisierungsreise zukunftssicher gemacht. Das schafft eine stabile Grundlage, die es einfach macht, mit digitalen Lehrmitteln und neuen EdTech-Lösungen im Klassenzimmer voranzukommen.“
Hat Sie der Weg von Schulbits zu einer reibungsloseren digitalen Verwaltung inspiriert? Sind Sie neugierig, wie Ihr Landkreis oder Schulträger den digitalen Schulalltag vereinfachen und zeitaufwändige Prozesse zur Datenverwaltung aus Altsystemen automatisieren kann? Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihre Bedürfnisse besprechen und maßgeschneiderte Lösungen für Sie finden können!
Das ist Skolon: Wir vereinen die besten digitalen Schulwerkzeuge und bringen sie in Ihr Klassenzimmer.
Skolon ist eine unabhängige Plattform für digitale Lernwerkzeuge und Unterrichtsressourcen, entwickelt für Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler. Mit Skolon wird der Zugriff auf digitale Tools einfach, sicher und effizient: weniger Administration, mehr Zeit fürs Lernen.
Die angebotenen Werkzeuge stammen von kleinen und großen Anbietern, die eines gemeinsam haben – sie entwickeln digitale Lösungen, die den Schulalltag wirklich besser machen.
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Die Nutzung digitaler Werkzeuge im Unterricht sollte einfach sein. Doch viele Schulträger – insbesondere in einem so komplexen und regulierten Umfeld wie dem deutschen – haben mit der Verwaltung von Stammdaten zu kämpfen. Wer mit veralteten, geschlossenen Systemen arbeitet, für den kann der Mangel an Automatisierung zu einer zeitaufwändigen, manuellen und risikoreichen Verwaltung führen. Wir haben mit dem Zweckverband Digitale Schulen Landkreis Günzburg (kurz: Schulbits) gesprochen, der seine Erfahrungen mit uns geteilt hat.
Für Schulbits, das für die Digitalisierung von 36 eigenständigen Grund- und Mittelschulen im Landkreis Günzburg in Bayern verantwortlich ist, war dieser manuelle Aufwand Alltag. Seit der Einführung einer neuen Lösung ist der Verwaltungsprozess jedoch deutlich reibungsloser und effizienter geworden – sowohl für die Systembetreuung, die Verwaltung an den Schulen und letztendlich für die zentrale Administration für Schulbits.
Von der manuellen Datenpflege zur intelligenten Automatisierung
Für die IT-Verantwortlichen bei Schulbits war die zentrale Frage, wie sie die Datenübertragung aus der ASV (Amtliche Schulverwaltungssoftware) – der vom Land Bayern entwickelten Schülerdatenbank – in moderne Systeme wie Microsoft Teams (Entra ID) und ihr MDM-System JAMF effizienter und automatisierter gestalten konnten.
Zuvor war der Prozess weitgehend manuell. Daten über Schüler, Lehrkräfte und Klassen mussten aus der ASV exportiert und mit komplexen, selbst entwickelten Lösungen datenschutzkonform verarbeitet werden. Das manuelle Erstellen von Microsoft-Konten, das Generieren von E-Mail-Adressen nach einem bestimmten Standard und die Synchronisierung der Daten mit JAMF zur Verwaltung der iPads war nicht nur ein enormer Arbeitsaufwand, sondern auch ein erhebliches Sicherheits- und Datenschutzrisiko.
Eine zentrale Herausforderung war das Lifecycle-Management. Wenn ein Schüler oder eine Lehrkraft die Schule verließ, erforderte das Löschen der Konten und Zugriffsrechte in allen Systemen manuelle Schritte. Dies barg das Risiko, eine komplexere IT-Umgebung zu schaffen, und machte es ressourcenintensiv, die vollständige Einhaltung der strengen Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sicherzustellen.
EIN ZITAT VON SCHULBITS ÜBER IHRE HERAUSFORDERUNGEN:
„Wir hatten fast täglich mit Änderungen in unserer zentralen Verwaltung zu tun, die uns in unterschiedlichster Form herangetragen wurden. Mit selbst entwickelten Skripten versuchten wir, den Aufwand möglichst gering zu halten, was oft nicht möglich war. Zudem mussten wir die Vorgaben der DSGVO erfüllen.“
Die Lösung: Skolon als zentrale Integrationsdrehscheibe
Anstatt zu versuchen, ihre bestehenden Kernsysteme zu ersetzen, suchte Schulbits nach einem Partner, der eine Brücke zwischen dem alten ASV-System und ihrer modernen digitalen Infrastruktur schlagen konnte. Mit Skolon fanden sie diese Lösung.
Skolon implementierte eine einzigartige Integrationslösung, die als zentraler Datenverteiler fungiert:
- Automatisierte ASV-Synchronisierung: Das eigentliche Meisterstück der Lösung ist die automatisierte Synchronisierung der Daten von der lokalen ASV-Instanz jeder Schule direkt in die Skolon-Plattform. Die Synchronisierung erfolgt nun regelmäßig und automatisch, was aktuelle Daten auf eine Weise sicherstellt, die zuvor nicht möglich war.
- Vollständiges Lifecycle-Management: Sobald die Daten in Skolon sind, übernimmt die Plattform den gesamten weiteren Fluss. Skolon erstellt und aktualisiert automatisch Benutzerkonten in Microsoft Entra ID (einschließlich der Generierung von E-Mail-Adressen nach den Wünschen des Kunden) und synchronisiert anschließend relevante Daten weiter zu JAMF. Wenn ein Benutzer in der ASV gelöscht wird, stellt Skolon sicher, dass die entsprechenden Konten in allen angebundenen Systemen ebenfalls automatisch gelöscht werden.
- Kontrolle und Einfachheit: Schulbits hat nun die volle Kontrolle über den gesamten Datenfluss und kann die Synchronisierungsprozesse in Echtzeit überwachen. Die Lösung ist so konzipiert, dass sie auch von einem Administrator ohne tiefgreifende technische Kenntnisse verwaltet werden kann.
EIN ABSCHLIESSENDES ZITAT VON SCHULBITS:
„Der größte Gewinn ist die Sicherheit und die gewonnene Zeit. Durch die Lösung der Basisinfrastruktur haben wir nun unsere gesamte Digitalisierungsreise zukunftssicher gemacht. Das schafft eine stabile Grundlage, die es einfach macht, mit digitalen Lehrmitteln und neuen EdTech-Lösungen im Klassenzimmer voranzukommen.“
Hat Sie der Weg von Schulbits zu einer reibungsloseren digitalen Verwaltung inspiriert? Sind Sie neugierig, wie Ihr Landkreis oder Schulträger den digitalen Schulalltag vereinfachen und zeitaufwändige Prozesse zur Datenverwaltung aus Altsystemen automatisieren kann? Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihre Bedürfnisse besprechen und maßgeschneiderte Lösungen für Sie finden können!
Das ist Skolon: Wir vereinen die besten digitalen Schulwerkzeuge und bringen sie in Ihr Klassenzimmer.
Skolon ist eine unabhängige Plattform für digitale Lernwerkzeuge und Unterrichtsressourcen, entwickelt für Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler. Mit Skolon wird der Zugriff auf digitale Tools einfach, sicher und effizient: weniger Administration, mehr Zeit fürs Lernen.
Die angebotenen Werkzeuge stammen von kleinen und großen Anbietern, die eines gemeinsam haben – sie entwickeln digitale Lösungen, die den Schulalltag wirklich besser machen.
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