– Vi ved, at mange skoler bruger meget tid på at håndtere aftaler for mængder af forskellige leverandører og sikre, at de lever op til GDPR. Med denne nye funktion slipper skoler for at tegne og holde styr på individuelle DPA’er. Skolon gør det nu enkelt at få både overblik og kontrol, uden at gå på kompromis med sikkerheden, siger Ole Lidegran, brugschef hos Skolon.

Én aftale er nok

Når din skole køber digitale læremidler og værktøjer via Skolon Store, tager Skolon et helhedsansvar for databehandleraftalerne med leverandørerne. Det betyder, at din skole ikke længere behøver at tegne separate DPA’er med hver enkelt leverandør. Én databehandleraftale er nok – aftalen med Skolon.
– Dette forenkler hverdagen enormt. I stedet for at håndtere mange forskellige aftaler kan skoler støtte sig til en struktur, hvor vi samler al vigtig og nødvendig information om, hvordan hver enkelt leverandør håndterer brugerdata. Dette sparer naturligvis enorme mængder tid og mindsker også risikoen for fejl, forklarer Ole Lidegran.

Et samlet billede af al databehandling – nemt at følge op

Det nye overblik over leverandører giver din skole et tydeligt helhedsbillede af, hvordan data håndteres af de leverandører, I køber digitale værktøjer af og bruger via Skolon. Her kan du enkelt se:

• Alle leverandører samlet i en liste
• Hvilken type aftale, der gælder
• Hvilke data, der deles – og med hvem
• Hvor data lagres
• Hvilke underleverandører, der bruges
• Aktuel status og opdateringer fra leverandører
• Hvordan pseudonymisering håndteres
• Mulighed for at eksportere rapporter

Overblikket skaber tryghed for de personer, der håndterer digitale værktøjer, datasikkerhed eller aftalespørgsmål, og selvom det nye overblik i Skolon forenkler arbejdet betydeligt, er der stadig én afgørende ting at huske. Ole præciserer:

– Det er vigtigt at huske, at ansvaret for vurderingen af, hvordan brugerdata håndteres af hver leverandør, altid ligger hos skolen. I skal selv sikre, at hver leverandørs håndtering af data er i tråd med netop jeres interne politikker og krav.

Med Skolon bliver det dog betydeligt enklere at træffe den rette beslutning og at stoppe brugen af værktøjer, hvor datahåndteringen ikke opfylder skolens interne krav, inden nogen data deles.

Et tydeligt hele – fra indkøb til opfølgning

Sammenfattende giver det nye overblik flere fordele for din skole:

• Fuldt overblik over alle leverandører og aftaler, og hvilke data der håndteres hvor
• Kontrol over personoplysninger – via én enkelt aftale
• Løbende information om ændringer og opdateringer vedrørende leverandørers datahåndtering
• Enklere at træffe indkøbsbeslutninger i tråd med GDPR og skolens politikker

Desuden mindskes behovet for juridisk ekspertise i det daglige arbejde, samtidig med at din skole har kontrollen i egne hænder.

Hvad skal din skole gøre?

1. Sikre, at I godkender hver leverandørs håndtering og lagring af data
2. Købe digitale værktøjer og læremidler via Skolon Store og bruge dem via Skolons platform
   Resten klarer Skolon – fra indkøb af digitale læremidler og værktøjer, til levering af licenser til den rette bruger, opfølgning på indkøb og øget kontrol over datasikkerheden.

Allerede nu tager Skolon et helhedsansvar for databehandleraftalerne med leverandørerne, når din skole køber digitale læremidler og værktøjer via Skolon Store og bruger dem gennem Skolon. Overblikket, der gør det endnu enklere at få et helhedsgreb over leverandørernes underdatabehandlere, forventes at være klar inden semesterstarten.