Innlandet Fylkeskommune, med 12 000 elever fordelt på 21 videregående skoler, sto overfor en stor utfordring: en jungel av digitale verktøy, stor variasjon i bruk og mangel på sentralisert kontroll. Britt Karin, som jobber som rådgiver og innkjøper, deler sin erfaring om hvordan Skolon har transformert dem til en datadreven organisasjon, sikret bedre personoppgavehåndtering og effektivisert innkjøpsprosessene.

I en organisasjon av Innlandets størrelse, med et stort antall digitale verktøy og leverandører, var det kritisk å få oversikt. Britt Karin beskriver det tidligere arbeidet:

– Ting brukes ulikt i organisasjonen. Det var ingen sentralt innsyn i hvilke verktøy som faktisk var i bruk på skolene. Tidligere tok vi ofte beslutninger basert på historier om hva som ble brukt, snarere enn et solid datagrunnlag.

Behovet var tydelig: en plattform som kunne samle inn data for å muliggjøre faktabasert styring.

Fra «historier» til fakta: Et strategisk styringsverktøy

Skolons plattform har raskt blitt et sentralt styringsverktøy for Innlandet. Den fremste verdien ligger i muligheten for datavisualisering og bruksstatistikk.

– Å ha et verktøy som lar oss samle data gir oss mulighet til å ta beslutninger som er basert på statistikk og datagrunnlag, sier Britt Karin.

Gjennom å se nøyaktig hvilke læremidler som brukes, og hvor ofte, kan Innlandet fylkeskommune:

1. Ta beslutninger: Flytte fokus fra anekdotisk bevisførsel til faktisk bruksdata.
2. Sikre økonomisk kontroll: Omvurdere verktøy som koster penger, men som nesten ikke brukes, noe som gjør det enklere å fase ut eller reforhandle avtaler.
3. Forbedre lisens­oversikten: Både for innkjøperen og for elevene, som umiddelbart ser hvilke lisenser de har tilgang til.

Smidigere innkjøp og økt fleksibilitet

Som innkjøper har Britt Karin sett en markant forenkling i anskaffelsesprosessen. Tidligere var de bundet av tidkrevende anbudsprosesser og flerårige rammeavtaler.

– Skolon er raske med å få på plass nye verktøy og avtaler. Det sparer oss veldig mye tid med anbudsprosesser og oppfølging av enkeltavtaler, forklarer hun.

Skolon gjør det enklere å inngå avtaler for ett år om gangen. Den økte fleksibiliteten er avgjørende:

– Det gir oss mer fleksibilitet i å prøve verktøy over kortere perioder. Dessuten betyr det at skolene får inn verktøy mye raskere enn vi gjorde tidligere.

Plattformen gir også en fullstendig oversikt over hele lisensporteføljen, inkludert historiske data om kostnader og fornyelser, noe som er et viktig bidrag til god økonomisk styring.

Personoppgavehåndtering innenfor trygge rammer

I takt med en økende digitalisering er kontroll over data og personoppgavehåndtering alfa og omega. Skolon løser en stor utfordring ved å fungere som en trygg ramme for databehandling.

– Tidligere var det mange verktøy, som for eksempel Book Creator og Padlet, som var vanskelige å ta i bruk for en fylkeskommune på grunn av grumsete databehandleravtaler og dataoverføringer, forteller Britt Karin.

Med Skolon får de full oversikt over hvilke verktøy som har data om elever og ansatte. Viktigst av alt er at innloggingsløsningen sikrer at data behandles innenfor rammene til Skolon.

– Vi vet at data behandles innenfor rammene til Skolon, og vi vet at det er trygt å ta det i bruk for dem som ønsker det. Dette gir oss et betydelig bedre utgangspunkt om vi skulle få tilsyn og var nødt til å dokumentere avtalene våre.

Utfordringen gjenstår: Å etablere Skolon som startpunkt

Til tross for de store resultatene står Innlandet overfor en gjenstående utfordring: å få elever og lærere til å bruke Skolon som den felles startsiden for skolehverdagen.

– Vår største utfordring er at elever og lærere ikke har tatt i bruk Skolon fullstendig som startsiden. Vi må endre en veldig etablert praksis, forklarer Britt Karin, som konstaterer at det ofte tar tid å skape store atferdsendringer i en fylkeskommune.

For å løse dette arbeider Innlandet nå aktivt med flere tiltak:

• Integrering av Skolon som et verktøy i Teams for å sikre enkel tilgang.
• Opplæring av administratorer og IKT-ansatte.
• Felles forventninger og rutiner med et tydelig uttrykt mål om at Skolon skal brukes som startsiden for alle elever.

Innlandet ser at den beste løsningen for fremtidens skole er å forenkle hverdagen for elevene. I en hektisk skolehverdag, der verktøy kan nås fra mange hold – Teams, leverandørenes egne nettsteder, andre plattformer – er det kritisk å peke ut én vei.

– Vi må bare prøve å lære elevene våre så godt vi kan å bruke den løsningen som er mest gunstig for dem, og det tror vi er Skolon, avslutter Britt Karin.

Ble du inspirert av Innlandet fylkeskommunes reise?

Innlandet har transformert sin digitale skolehverdag for 12 000 elever ved å gå fra «historier og antakelser» til faktiske data og statistikk. Ved å samle alle digitale verktøy i en plattform har de fått full kontroll over lisensbruk, sikret trygg personoppgavehåndtering og forenklet innkjøpsprosessene betydelig.

Hvis du er nysgjerrig på hvordan din region eller kommune kan bruke datadrevet innsikt for å få bedre økonomisk kontroll og en tryggere digital hverdag, så hører vi gjerne fra deg!

Dette er Skolon – vi samler Sveriges beste digitale skoleverktøy og får dem til å fungere i klasserommet

Skolon er en uavhengig samlingsplass for digitale skoleverktøy og læringsressurser, laget for både lærere og elever. Med Skolon er det enkelt å få tilgang til og bruke sine digitale skoleverktøy – sikkerheten øker, administrasjonen reduseres og det blir mer tid til læring. De digitale skoleverktøyene kommer fra både små og store leverandører som alle har én ting til felles – de lager digitale skoleverktøy som er bra for skoleverdenen.