Når de nye lovene om GDPR kom innså Nyköping kommune at de trengte et verktøy som kunne hjelpe dem med å holde orden på all persondata. 

– Innen opplæring bruker man veldig mange ulike digitale læringsressurser avhengig av alder og skoleform. Det var en overveldende oppgave å holde orden på all persondataen om vi ikke skaffet oss et verktøy for det, sier Conny Welén, IKT-strateg i Nyköping kommune.

Conny Welén er IKT-strateg for oppvekst i Nyköping kommune og leder det digitale strategiske arbeidet. Nå  samler man alle virksomheters digitale skolemiljø under en og samme paraply.

– Det var egentlig når de nye reglene om GDPR kom som det ble veldig merkbart for oss at vi ikke hadde noe kontroll. Vi ble også klar over at vi måtte skrive databehandleravtaler med alle våre leverandører. Ettersom lærerne selv har kjøpt inn de digitale læremidlene de ville ha visste vi ikke engang hvem alle leverandørene var. Vi fikk det helt enkelt klart for oss at om vi skal ha kontroll på våre leverandører må vi ha noe system for det, sier Conny.

Grunnleggende funksjoner for håndtering av persondata i tråd med GDPR 

Skolon er skapt for å tilrettelegge håndteringen av persondata for skoler og kommuner når det kommer til digitale skoleverktøy og læremidler. Derfor finnes de grunnleggende funksjonene som kreves for håndtering av persondata i tråd med GDPR allerede bygget inn i plattformen for alle brukere. I Nyköping hadde planene for å ta i bruk en digital læreplattform ligget i tankene innen GDPR kom. Da hadde kommunen allerede begynt å titte på Skolon på grunn av mulighetene med single sign-on.

– Vår første plan var å ta i bruk Skolon for å få en enkel innlogging for både lærere og elever. Lærerne har alltid selve ansvaret for innkjøp av digitale læringsressurser, akkurat som med trykte bøker. Det blir raskt rotete ettersom det finnes flere ulike leverandører og forlag som brukes. Så Skolon kommer virkelig til å forenkle situasjonen for oss når alle lærerne begynner å ta det i bruk. 

Visjon om å finne, kjøpe og distribuere digitale læringsressurser enda enklere

I dag har Nyköping kommune kommet en godt stykke med Skolon, men det er fortsatt en liten jobb som står igjen før alt det administrative er på plass. Conny Welén ser store fordeler med å ta i bruk et verktøy som Skolon for å forenkle hverdagen til både lærere og elever.

– Vår visjon med Skolon er å kunne finne, kjøpe og distribuere digitale læringsressurser på en enklere måte. Vi gjør ganske store forandringer i vår struktur for å forenkle og forbedre det digitale miljøet og den støtten som lærerne trenger. Det krever at det finnes administratorer på hver skole, da det er et helt nytt verktøy som skal tas i bruk, men ettersom systemet er enkelt oppbygget ser jeg ingen problemer med det. Jeg er lærer selv i grunnen så jeg vet hvor frustrerende det er når ting ikke fungerer, og dessverre har det vært mye av det i skolens verden. Skolen har blitt digitalisert ganske hardt de siste ti årene, men ressurser og arbeidsroller har ikke akkurat hengt med. Alle har heller ikke rett kompetanse og har selv måttet lære seg under reisen. En stor brist er også tiden for lærere, da det er mye som skal rekkes utenfor klasserommet også. Om man sammenligner en skole med et selskap på 500 personer, så finnes det en IT-avdeling med kompetanse på plass som bare er til for å støtte dem. Det har vi ikke på skolene, til tross for at vi har kanskje 1 500 elever med like mange enheter. Da er det klart at det blir vanskelig å få det til å fungere og det er der vi håper vi kan få en bedre løsning gjennom blant annet Skolon.

Forandringer krever opplæring – ser frem til å utvikle digitaliseringen ytterligere

Det er ikke alltid lett å få i gang et nytt system i en kommune, forteller Conny. Men å utvikle digitaliseringen ytterligere i skolen er noe som kommunen virkelig ser frem til og noe som Conny tror kommer til å gi gode resultater for både elever og lærere på sikt.

– Mine arbeidskamerater kaller meg for ”Conny nå nå nå”, forteller han leende og fortsetter:

– Jobber man i en kommune så må man være strategisk og ha god tålmodighet. I skolens verden tar det veldig lang tid å gjøre forandringer, for det er forandringer som også må gjøres mentalt både hos skoleledelse og hos pedagoger. Opplæring er også noe som trengs, da det er veldig forsømt i skolens verden. Det er veldig lett at det kjøpes inn enheter som siden ikke brukes fullt ut eller på feilaktig måte. Dette blir kapitalødeleggelse om man ikke kombinerer innkjøpet med opplæring, og ikke bare kjøper hardware og tror at det skal ordne seg. Der finnes det en kjempejobb for oss i kommunen, som blir neste steg. Vi starter med å bytte ut det elevadministrative systemet når det gjelder administrasjon og pedagogisk dokumentasjon for å forbedre det hverdagslige arbeidet i skolen. Nå når vi har fått Skolon på plass kommer det forenkle vår hverdag med digitale læringsressurser og GDPR-håndteringen. Neste steg må bli å forsøke å finne noen systematikk og organisering rundt hvordan lærere skal læres opp.

Alt går ut på å minimere problemer

Innen kort tid er tanken at Nyköping kommune skal være i full gang med Skolon og at all personale skal ha gjennomgått opplæring. Noe som de alle ser fram imot, sier Conny.

– Alt går ut på å forsøke å forenkle og fjerne problemene så det blir enklere å bruke, kjøpe og distribuere. Vårt mål er å til neste år ha alle tre skoleformer; førskole, grunnskole og videregående, i samme administrative system for å kunne ta i bruk Skolon fullt ut. Skolon som selskap er veldig bra, da de er lydhøre og tar til seg all vår feedback. De vil høre på våre meninger og forslag til forbedringer. Derfor kjennes det som at vi har et bra samarbeide som vi ser frem imot å få fortsette!

Dette er Skolon – en smart samlingsplass for digitale skoleverktøy

Skolon samler alle dine digitale læremidler – her kan du finne og ta i bruk alle dine læremidler på et sted, med et passord. Skolon hjelper deg med å håndtere dine lisenser fra ulike leverandører, tildele og trekke tilbake lisenser, samt å gi deg en oversikt over all data til alle lærere og elever.

Alt du trenger på et sted, noe som sparer tid og administrasjon.
Digital læring for alle!

Les mer om Skolon her, og hva digital læring kan muliggjøre for deres skole.