Slik gir Skolons samlet databehandleravtale skolen full kontroll over datadeling
Forfatter: Kristin Haga
Hver gang skolen skal ta i bruk et nytt digitalt læremiddel, krever personvernforordningen (GDPR) ryddige avtaler og streng kontroll over hvordan personopplysninger behandles. Å opprette, forhandle og vedlikeholde separate kontrakter med hver enkelt leverandør er en velkjent, omfattende prosess for skoleeiere og IKT-ansvarlige.
Med Skolons samlet databehandleravtale (DBA) samles alle innkjøp gjort via Skolon Store under én felles juridisk paraply. Skolen trenger kun én avtale: den dere allerede har med Skolon.
Hva er en samlet databehandleravtale, og hvordan fungerer det?
Når en skole eller kommune anskaffer digitale læremidler gjennom Skolon Store, trer Skolons felles DBA i kraft for alle disse verktøyene. I stedet for at skolen må administrere et uoversiktlig arkiv med titalls ulike avtaler, overtar Skolon ansvaret for avtaleverket mot leverandørene.
Det betyr at skolen kun forholder seg til én enkelt juridisk motpart, som sparer administrasjonen mengder med papirarbeid for hvert enkelt innkjøp.
Et digitalt kontrollrom: Fullt innsyn i sanntid
Å ha én samlet databehandleravtale betyr på ingen måte at innsynet reduseres. Snarere tvert imot. For skoler med Skolon Plus er det etablert en dedikert oversikt for databehandling i Skolon Store. Her får skoleeier en samlet, levende oversikt over all informasjon en trenger fra alle leverandører skolen benytter via plattformen:
Hvilke opplysninger som deles med hvem: Se nøyaktig hva som overføres til hver leverandør: navn, trinn, gruppe, skole eller brukerprofil. Her ser du hvilke underleverandører verktøyet benytter seg av, og i hvilke land selve databehandlingen og lagringen rent fysisk finner sted.
Pseudonymisering og beskyttelsestiltak: Få umiddelbar oversikt over hvilke tiltak som benyttes, for eksempel hvordan personopplysninger skjermes eller pseudonymiseres.
Eksportklare rapporter: Banker kontrollen på døren? Med vår samlet DBA kan detaljerte rapporter enkelt eksporteres og legges rett inn i kommunens eget internkontrollsystem.
Varsling ved endringer
En av de største utfordringene i personvernarbeidet er å fange opp når leverandører gjør tekniske eller organisatoriske endringer i etterkant av innkjøpet.
Skolon overvåker dette kontinuerlig. Så snart en leverandør melder inn en endring som har betydning for personvernet, sendes et automatisk varsel både inne i plattformen og direkte til valgte e-postmottakere. Historikken forblir dermed lagret i Skolon, og dokumentasjon blir ikke liggende i personlige innbokser dersom noen bytter jobb.
Det formelle ansvaret ligger fortsatt hos skoleeier
Selv om Skolon tilrettelegger for enklere administrasjon og full åpenhet, endrer ikke dette de grunnleggende rollene i personvernforordningen (GDPR). Skoleeier beholder rollen som behandlingansvarlig.
Det betyr at skolen selv må gjennomføre de nødvendige risikovurderingene og avgjøre om en leverandørs praksis lever opp til lokale krav og eriske retningslinjer. Med Skolons samlet DBA på plass, har skoleledelsen det best mulige beslutningsgrunnlaget for å godkjenne, eller stanse, bruk av digitale verktøy før opplysninger i det hele tatt overføres.
Dette er Skolon – en smart samlingsplass for digitale skoleverktøy
Skolon samler alle dine digitale læremidler. Her kan du finne og ta i bruk alle dine læremidler på ett sted, med ett passord. Skolon hjelper deg med å håndtere lisenser fra ulike leverandører, tildele og trekke tilbake lisenser, samt å gi deg en oversikt over all data til alle lærere og elever.
Les mer om Skolon her, og hva digital læring kan muliggjøre for deres skole.
Informasjon
Forfatter: Kristin Haga
Del denne artikkelen
Abonnere
Vil du få våre nyeste blogginnlegg rett i innboksen din? Registrer deg nå!
Hver gang skolen skal ta i bruk et nytt digitalt læremiddel, krever personvernforordningen (GDPR) ryddige avtaler og streng kontroll over hvordan personopplysninger behandles. Å opprette, forhandle og vedlikeholde separate kontrakter med hver enkelt leverandør er en velkjent, omfattende prosess for skoleeiere og IKT-ansvarlige.
Med Skolons samlet databehandleravtale (DBA) samles alle innkjøp gjort via Skolon Store under én felles juridisk paraply. Skolen trenger kun én avtale: den dere allerede har med Skolon.
Hva er en samlet databehandleravtale, og hvordan fungerer det?
Når en skole eller kommune anskaffer digitale læremidler gjennom Skolon Store, trer Skolons felles DBA i kraft for alle disse verktøyene. I stedet for at skolen må administrere et uoversiktlig arkiv med titalls ulike avtaler, overtar Skolon ansvaret for avtaleverket mot leverandørene.
Det betyr at skolen kun forholder seg til én enkelt juridisk motpart, som sparer administrasjonen mengder med papirarbeid for hvert enkelt innkjøp.
Et digitalt kontrollrom: Fullt innsyn i sanntid
Å ha én samlet databehandleravtale betyr på ingen måte at innsynet reduseres. Snarere tvert imot. For skoler med Skolon Plus er det etablert en dedikert oversikt for databehandling i Skolon Store. Her får skoleeier en samlet, levende oversikt over all informasjon en trenger fra alle leverandører skolen benytter via plattformen:
Hvilke opplysninger som deles med hvem: Se nøyaktig hva som overføres til hver leverandør: navn, trinn, gruppe, skole eller brukerprofil. Her ser du hvilke underleverandører verktøyet benytter seg av, og i hvilke land selve databehandlingen og lagringen rent fysisk finner sted.
Pseudonymisering og beskyttelsestiltak: Få umiddelbar oversikt over hvilke tiltak som benyttes, for eksempel hvordan personopplysninger skjermes eller pseudonymiseres.
Eksportklare rapporter: Banker kontrollen på døren? Med vår samlet DBA kan detaljerte rapporter enkelt eksporteres og legges rett inn i kommunens eget internkontrollsystem.
Varsling ved endringer
En av de største utfordringene i personvernarbeidet er å fange opp når leverandører gjør tekniske eller organisatoriske endringer i etterkant av innkjøpet.
Skolon overvåker dette kontinuerlig. Så snart en leverandør melder inn en endring som har betydning for personvernet, sendes et automatisk varsel både inne i plattformen og direkte til valgte e-postmottakere. Historikken forblir dermed lagret i Skolon, og dokumentasjon blir ikke liggende i personlige innbokser dersom noen bytter jobb.
Det formelle ansvaret ligger fortsatt hos skoleeier
Selv om Skolon tilrettelegger for enklere administrasjon og full åpenhet, endrer ikke dette de grunnleggende rollene i personvernforordningen (GDPR). Skoleeier beholder rollen som behandlingansvarlig.
Det betyr at skolen selv må gjennomføre de nødvendige risikovurderingene og avgjøre om en leverandørs praksis lever opp til lokale krav og eriske retningslinjer. Med Skolons samlet DBA på plass, har skoleledelsen det best mulige beslutningsgrunnlaget for å godkjenne, eller stanse, bruk av digitale verktøy før opplysninger i det hele tatt overføres.
Dette er Skolon – en smart samlingsplass for digitale skoleverktøy
Skolon samler alle dine digitale læremidler. Her kan du finne og ta i bruk alle dine læremidler på ett sted, med ett passord. Skolon hjelper deg med å håndtere lisenser fra ulike leverandører, tildele og trekke tilbake lisenser, samt å gi deg en oversikt over all data til alle lærere og elever.
Les mer om Skolon her, og hva digital læring kan muliggjøre for deres skole.
Del denne artikkelen
Abonnere
Vil du få våre nyeste blogginnlegg rett i innboksen din? Registrer deg nå!
Oppdag Skolon
Gjør det digitale arbeidet enklere!
Vil du vite mer om hvordan du kan jobbe smart digitalt med Skolon på skolen din eller prøve ut hvordan plattformen fungerer helt gratis? Gjør som flere hundre tusen lærere og elever og kom i gang med Skolon for å samle alle digitale skoleverktøy og undervisningsmateriell sammen på ett sted.
