Hur skapar man en välfungerande digital lärmiljö för drygt 20 000 användare med helt olika behov – från pedagog i förskolan till gymnasieeleven som förbereder sig för högskolan? För Helsingborgs stad blev svaret att göra upp med en föråldrad, statisk portal och istället satsa på en dynamisk plattform som sätter användarvänlighet, kontroll och informationssäkerhet i fokus.

I takt med att antalet digitala läromedel och skolverktyg växte i Helsingborgs stad blev kommunens befintliga skolportal alltmer ohållbar. Efter många år i drift hade portalen fyllts med så många ikoner och länkar att det blev svårt att överblicka och sortera innehållet. Det största problemet var bristen på anpassning, alla användare möttes av exakt samma gränssnitt.

Jonas Svensson, pedagogisk utvecklare i Helsingborgs stad, beskriver utmaningen:

– Förskolan, grundskolan och gymnasiet delade på samma sida och möttes av exakt samma innehåll. Det innebar att gymnasielärarna såg förskolans lärresurser, och vice versa. Efter många år i drift fanns det till slut så många ikoner att det helt enkelt inte längre gick att få en vettig översikt.

Det strategiska vägvalet: En flexibel och samlad skolvardag

För att åtgärda problemet och förenkla den digitala vardagen för kommunens lärare och elever fattade Helsingborgs stad under 2025 beslutet att komma igång med Skolon. Målet var att samla alla digitala verktyg och läromedel på ett och samma ställe, men i en dynamisk miljö som faktiskt går att anpassa efter den enskilda användarens behov.

Idag är Helsingborgs stad redan färdigintegrerade med plattformen. Det innebär att kommunen har kunnat lägga det rent tekniska integrationsarbetet bakom sig och istället skifta fokus till det pedagogiska stödet ute på skolorna.

Arbetet har letts av Jonas Svensson tillsammans med hans kollega Charlotte Anderberg, systemägare och ansvarig för de tekniska synkarna.

– Lotta skötte avtalet, de tekniska synkarna och nycklarna, medan min roll handlar om själva handhavandet. Jag stöttar pedagogerna, utbildar inköpsansvariga och administratörer och ser till att systemet fungerar så bra som möjligt i deras vardag, förklarar Jonas.

Skräddarsydd arbetsmiljö för pedagoger och elever

Övergången till den nya plattformen har gett användarna en helt ny möjlighet att själva städa upp i sitt digitala klassrum. Genom att enkelt dölja de verktyg som inte används har både lärare och elever fått en betydligt mer användarvänlig arbetsyta.

Jonas berättar hur den enkla funktionen har tagits emot på skolor runt om i kommunen:

– Min arbetsmiljö har blivit mycket mer avskalad. Jag ser bara det jag vill se och har döljt allt annat. Det är nog den funktionen som har uppskattats allra mest, och det gäller även för eleverna. Vi har kunnat skala bort och dölja sådant som inte är relevant för dem att se eller komma in i, vilket har gett ett väldigt positivt bemötande.

Helsingborgs stad har dessutom valt att hålla plattformen så öppen som möjligt. Både skolornas administratörer och lärarna själva har rättigheter att skapa egna lokala verktyg – exempelvis en direktlänk till veckans matsedel eller specifika pedagogiska webbplatser som klassen använder under en begränsad period.

Smidigare inköpsprocesser och ekonomisk överblick

Utöver en enklare skoldag för eleverna har plattformen banat väg för en administrativ förändring för kommunens inköpare och ekonomer. Även om Helsingborgs stad än så länge bara har kommit igång med den nya digitala inköpsprocessen i en mindre del av verksamheten, ser Jonas redan nu hur kontrollen över resurserna har förbättrats avsevärt:

– Den största fördelen med Skolons inköpsdel är orderhistoriken. Att vi har fått fullständig koll på var vi har lagt våra pengar och när abonnemangen går ut. Den delen är, tycker jag, den som uppskattas mest av de som hanterar ekonomin och fakturorna.

Jonas ser fram emot hur processen kommer att skalas upp under de kommande månaderna:

– Vi har börjat i liten skala, men inför höstens stora läromedelsinköp tror jag definitivt att det här är något som kommer att användas betydligt mer aktivt ute i våra verksamheter.

För de delar av organisationen som redan har tjuvstartat har licenshanteringen blivit mycket smidigare för de som arbetar nära eleverna:

– Det som uppskattas mest på skolorna är distributionen av licenser, att man enkelt kan skicka ut verktyg med ett klick. Jag får in licenserna, går bara in på rätt licens och tilldelar dem till de som ska ha dem – och sen är de igång. Det dyker upp på deras sida direkt, istället för att de ska behöva leta upp ett mejl, godkänna och logga in på nytt.

Ett PUB-avtal för kommunens alla inköp

En annan positiv förändring i Helsingborgs nya digitala struktur är hanteringen av personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) och datasäkerhet (GDPR). Att hålla reda på vilka elevuppgifter som delas med vilka leverantörer är en tuff utmaning för många kommuner.

– Jag tror att en av de största fördelarna för oss har varit att få full kontroll på våra avtal. Det gäller allt från våra PUB-avtal till informations- och datasäkerhet, i och med att allt nu samlas på ett och samma ställe.

Genom den uppdaterade översikten i Skolon Store får kommunen en direkt överblick över vad som faktiskt används ute i verksamheterna, vilket skapar en helt ny möjlighet till dialog och uppföljning.

Jonas bästa tips till andra kommuner som vill ta kontroll över sin lärmiljö

Att förändra den digitala infrastrukturen för över 20 000 användare kan kännas som ett övermäktigt projekt. Jonas Svensson skickar med två tips till kommuner som står inför samma beslut:

• Värdera kontrollen på huvudmannanivå
  – Det absolut viktigaste ordet är kontroll. Att du får kontroll över inköp, kontroll över personuppgifter och vad som faktiskt delas och används ute i verksamheterna. Vi har ca 80 olika verksamheter i Helsingborg – genom att samla allt i ett system får vi en helt annan överblick än tidigare.
• Lita på användarvänligheten
  – På användarsidan är Skolon väldigt enkelt att använda. Lärarna och eleverna kan i princip inte göra något fel. Det är inte så mycket att hålla reda på för dem, det är bara att klicka och köra.

Inget Skolon-konto idag men nyfiken på hur det kan skapa värde för din kommun eller skola? Boka en kostnadsfri demo här!

Detta är Skolon – vi samlar Sveriges bästa digitala skolverktyg och får dem att fungera i klassrummet

Skolon är en oberoende samlingsplats för digitala skolverktyg och lärresurser, skapad för både lärare och elever. Med Skolon är det enkelt att komma åt och använda sina digitala skolverktyg – säkerheten ökar, administrationen minskar och det blir mer tid för lärandet.

De digitala skolverktygen kommer från både små och stora leverantörer som alla har en sak gemensamt – de skapar digitala skolverktyg som är bra för skolans värld.